En algunas ocasiones, normalmente en el ámbito profesional, debemos hablar por correo electrónico con clientes o proveedores de habla inglesa. A la hora de escribir un email en inglés nos enfrentamos a la pantalla sin saber exactamente si lo que estamos haciendo está bien o nos estamos equivocando.

Si necesitas ayuda con el idioma de Shakespeare, puedes ponerte en contacto con nosotros para mejorar tu nivel. Hoy, sin embargo, lo que vamos a hacer es analizar las partes más importantes que debe tener un mail en inglés, para que puedas seguir estas pautas cada vez que envíes uno.

La estructura de un correo electrónico en inglés

Como hemos dicho, lo habitual es que estos correos se den en el mundo empresarial, pero también puede que necesites enviar un mail de estilo formal para escribir una reclamación o presentar algún proyecto a inversores extranjeros. En cualquier caso, estos puntos son los más importantes de estas cartas electrónicas.

Saludo

Debemos diferenciar nuestro saludo si conocemos anteriormente o no a nuestro interlocutor. No tiene por qué ser personalmente, pero sí al menos haber intercambiado algún otro correo o llamada telefónica. Para aquellas personas con las que sí hemos hablado, utilizaremos la entradilla:

• [Dear Mr. + apellido] para hombres.
• [Dear Mrs. + apellido] para mujeres casadas.
• [Dear Ms. + apellido] para mujeres solteras o que no conocemos su estado civil.

Hoy en día lo más habitual es utilizar Dear Ms. para cualquier mujer, es la forma más cordial de dirigirnos a ellas sea cual sea su estado civil.

Si, como hemos mencionado, no conocemos a la persona que recibirá el correo, debemos ser un poco más impersonales. Estos mensajes suelen estar dirigidos a personas no concretas para pedir información o reclamaciones, por lo que lo haremos de la siguiente manera:

• [Dear Sir / Madam]
• [To whom it may concern]

Cuerpo del mensaje       

Ya hemos alcanzado a nuestro receptor y, en caso de ser necesario, nos hemos presentado. Ahora debemos seguir unas simples oraciones que ayuden a desarrollar la temática del mail, según nuestro propósito para enviarlo. Lo más habitual es comenzar con un “I am writing to…” más el acompañamiento concreto, que sería:

• [I am writing to thank you for…] para agradecer.
• [I am writing to ask / inquire about…] para pedir información.
• [I am writing to inform you that…] para dar información.
• [I am writing to follow up on…] para hacer un seguimiento.
• [I am writing in response to…] para dar una respuesta.

Existen otras fórmulas que podemos utilizar en algunos casos sin el inicio anterior, como son:

• [Thank you for…] para agradecer.
• [I would like to thank you for…] también como agradecimiento.
• [I would be grateful if you could…] para pedir ayuda.
• [Would you mind…?] también para solicitar asistencia.
• [I would be happy to…] para dar nuestra ayuda.
• [I would be pleased to…] también para ofrecer nuestra cooperación.

Cierre del texto

Hemos terminado de exponer todo lo que queríamos decir en nuestro correo electrónico, y nos gustaría dar un último mensaje antes de la despedida para cerrar el mail con un aspecto más completo. Podemos usar las siguientes frases:

• [Thank you once more for…] cuando agradecemos.
• [I would like to thank you again for…] de igual manera damos gracias.
• [I look forward to meeting you…] si queremos reunirnos en el futuro próximo.
• [Please do not hesitate to contact me if you have any questions regarding this matter] si hemos ofrecido nuestra ayuda.
• [If you need any further assistance, please contact me] para volver a ponernos a disposición de nuestro interlocutor.

Despedida

Ya hemos terminado y tenemos que despedirnos. De la misma manera que al principio, dependerá de la cercanía que tengamos con la otra persona. Si no nos conocemos, podemos utilizar lo siguiente:

• [Yours sincerely]
• [Yours faithfully]

Si en este caso sí que existe una relación más trabajada, podemos usar:

• [Best regards]
• [Best wishes]
• [Sincerely]

Hasta aquí nuestra información para hoy, esperamos que haya sido útil y puedas usarla en el futuro cuando tengas un mail importante que redactar. Recuerda que escribir un email en inglés no es simplemente traducir nuestras palabras, también hay que dotarlo de una estructura concreta.