En la Formación Bonificada, las empresas deben aplicar todos los costes de los cursos y Permisos Individuales de Formmación, y las bonificaciones aplicadas, a una cuenta separada o epígrafe específico en la contabilidad bajo la denominación “formación profesional para el empleo”.

Por tanto, la norma general es que las empresas que tengan concedidas bonificaciones utilicen cuentas separadas o denominaciones específicas en su contabilidad para los gastos y las deducciones de la Seguridad Social, con la referencia común a todas ellas como “Formación Profesional para el Empleo”.

Para contabilizar el gasto, se utilizará una cuenta del Grupo 6, por ejemplo, la 649 Otros gastos sociales; o la 623 Servicios profesionales independientes. Para el pago, debe indicarse además la cuenta correspondiente “Formación Profesional para el Empleo”. Para contabilizar la bonificación , se pueden utilizar las siguientes cuentas, por ejemplo: 740 Subvenciones oficiales a la explotación, o 741 Otras subvenciones a la explotación, o 755 Ingresos por servicios al personal, o 759 Ingresos por servicios diversos.

Las bonificación en las cotizaciones a la Seguridad Social se registrarán de acuerdo con la norma de registro y valoración de subvenciones y donaciones del Plan General Contable (Real Decreto 1514/2007) o, en su caso, del Plan General Contable de Pequeñas y Medianas Empresas (Real Decreto 1515/2007) y de acuerdo con lo establecido en la Orden JUS/319/2018, por la que se aprueban los modelos de presentación de las cuentas anuales en el Registro Mercantil.

Los gastos incurridos en la formación de los empleados de la empresa se tratan contablemente como gastos de personal y se contabilizarán en pérdidas y ganancias en la cuenta 649 Otros gastos sociales. En el caso de imputación de gastos internos (personal, amortizaciones, etc.) para justificar el curso bonificado, no es necesario registrarlos en una cuenta contable distinta a la que habitualmente utiliza la empresa para registrar los gastos de personal. No obstante, es necesario elaborar una memoria justificativa que correlacione los gastos internos de personal interno imputados con la contabilización de los mismos. La factura por la gestión de la formación también debe contabilizarse en la cuenta 649 ya que también son gastos de formación.

La aplicación de la bonificación se puede contabilizar en una cuenta o epígrafe de forma independiente en cuentas de los grupos 74 o 75, permitiendo además que este importe minore el gasto realizado (cuenta 642) por este concepto, siempre que la variación provocada por este asiento contable sea poco significativa.

También es admisible abrir una cuenta contable en el subgrupo 74 (“Subvenciones a la explotación”) y denominarla “Ingresos por la formación profesional para el empleo”. O utilizar cuentas como la 476000 del subgrupo 476 “Organismos de la Seguridad Social. Acreedores” y el HABER bajo la cuenta 642200 del subgrupo 642 “Seguridad Social a cargo de la empresa”, ambas con la denominación “Bonificación por formación profesional para el empleo».

Este importe podrá registrarse en una cuenta separada o en un epígrafe específico en cuentas de los grupos 74 ó 75, permitiendo además que este importe reduzca el gasto realizado (cuenta 642) por este concepto, siempre que la variación que se produzca por este asiento contable sea pequeña.

En una cuenta separada o epígrafe específico de la contabilidad, bajo la denominación “formación profesional para el empleo”, deberá incluirse únicamente los gastos de las acciones formativas que se informen en la aplicación telemática y aquellos por los que la empresa aplique una bonificación. Por tanto,  si no se bonifica un curso o por un empleado la empresa no debe incluirlo en esta cuenta.

Se sugiere que los costes de realización de las acciones formativas, incluidos los gastos de desplazamiento, se incluyan en el epígrafe específico de la contabilidad bajo la denominación de “formación profesional para el empleo”. Cuenta 649. No obstante, si se decide incluir los gastos de viaje para la formación en la cuenta 629 en aras de una mayor eficacia operativa, se recomienda elaborar una memoria justificativa que correlacione los gastos de viaje imputados a la contabilidad.

De la factura emitida por los viajes de todos los empleados de una empresa, sólo una parte corresponde a viajes de formación bonificada. Por lo tanto, sólo la parte correspondiente a los viajes de formación puede ser imputada a los gastos y, en consecuencia, también deberá ser correlacionada en la contabilización del gasto aplicado a la cuenta 649. Es importante elaborar una memoria justificativa en la que se relacionen los gastos de viaje realizados para cada curso.

Las empresas bonificadas que recuperan los gastos de formación en su Seguridad Social deben controlar su contabilidad, los asientos en el libro diario y mayor, indicando sus ingresos, gastos y pagos de los importes indicados en Fundae. Deben definir e identificar claramente los importes, las cantidades y las cuentas en las que aparecen los apuntes contables, o disponer de un documento complementario archivado con todos los detalles de dicha identificación. Al mismo tiempo, es obligatorio conservar los documentos o soportes justificativos como facturas, recibos, nóminas, extractos bancarios, etc.

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